Wij maken onmeetbare zaken meetbaar, zichtbaar en managebaar, zodat management wordt uitgerust met meer overzicht en sturingskracht.

Wij meten en benchmarken op het gebied van kennis- en informatiemanagement, organisatie-cultuur, innovatiemanagement & creativiteit en strategie. De inzichten en visualisatie van onze metingen vertalen wij desgewenst in duidelijke plannen van aanpak. Het is het ultieme instrument bij mergers en acquisities, of voor het managen van veranderingstrajecten.

Informatieland heeft een snelle en effectieve methode ontwikkeld om belangrijke, “moeilijk” meetbare aspecten van organisaties te meten en scherp in kaart te brengen.

Het gaat om de volgende bouwstenen van succesvolle organisaties:

1. De ontwikkeling, inzet en opbrengst van kennis en informatie en het managen daarvan.
2. Sleutel elementen van de organisatiecultuur en de verschillen daarin tussen divisies, afdelingen of teams.
3. De ontwikkeling, inzet en opbrengst van innovatie management en creativiteit.
4. Beschikbaarheid en gebruik van de juiste tools en technieken.

Introductie

Het resultaat van de meting is een organisatiekaart die over een organogram, of elke andere representatie van een organisatie de verdeling van het intellectueel kapitaal duidelijke aangeeft, op een visueel zo toegankelijk mogelijke manier. Dit geeft alle ruimte voor interpretatie, visievorming, en de basis voor een aanpak. De organisatie laat zich tot op unit of afdelingsniveau, zelfs op teamniveau analyseren. Informatieland heeft gedurende jarenlange ervaringen een database van meer dan 1200 relevante vragen opgebouwd over de deelgebieden kennis en informatiemanagement, organisatiecultuur, innovatiemanagement en creativiteit. De selectie van vragen zijn trefzeker in het ontsluiten van issues en de antwoorden daarop. De vragen worden interactief via intranet of internet gesteld en bestaan uit animaties, informerende tekst en voornamelijk muisklik invulbare meerkeuzevragen. Deelnemers ervaren het invullen als snel en informatief. De meeste metingen worden uitgezet vanaf middelmanagement en hoger, aangevuld met een steekproef op lagere niveaus. Ook zijn er ervaringen met werkvloer metingen, organisatie brede metingen en inzet voor 360^o feedback. De manier van vragen die informatieland hanteert zorgt voor een grotere betrokkenheid van de deelnemers bij het onderwerp, geeft kwalitatief en kwantitatief huidig gedrag en mening duidelijk weer en legt een basis voor ontwikkeling van verwachtingen rond deze onderwerpen naar de toekomst.

De metingen worden weergegeven in duidelijke overzichtelijke rapportages en in aansprekende figuren. Projectie van data en figuren op het organogram of andere voorstellingen van de organisatie of haar activiteiten geven cultuurverschillen, verschillen in dynamiek en activiteit van kennis en informatie weer, maar ook de toegankelijkheid van bronnen, samenwerkingstructuren, blokkades van vitale stromen, attitude verstoringen, afwijkende disciplines, centra van hoge effectiviteit, concentraties van expertise, transparantie, compatibiliteit, inzet van tools en technieken, benefits tracking, regionale en internationale cross-culturele verschillen, etc.

Alle data worden geclusterd naar elke wenselijke structuur en kunnen worden vergeleken met data van zeventig verschillende organisaties en een breed scala aan organisatie typen. Op verzoek wordt een strategische benchmark met geselecteerde organisaties gemaakt. Van de data en de interpretaties van ist en soll, kunnen duidelijke en effectieve plannen van aanpak worden gemaakt, verdeeld in werkstromen en aandachtsgebieden, en toegespitst op de afzonderlijke organisatieonderdelen. Ook het effect van een aanpak over een bepaalde termijn kan professioneel gemonitord worden.

De organisatiemeter van Informatieland is een uitstekend instrument om praktisch de bottlenecks en valkuilen van op handen zijnde fusies en overnames duidelijk in kaart te krijgen. De kaart, geproduceerd door informatieland, geeft duidelijke indicaties waar welke integratie mogelijkheden of problemen zich voor kunnen gaan doen en zorgt voor een professionele onderbouwing van de keuzes bij de aanpak van een fusie. Expliciet zal worden waar cultuur en intellectueel kapitaal elkaar zal versterken en op welke manier, en waar culturen mogelijk verzwakt zullen worden of waar intellectueel kapitaal niet zal worden uitgenut of zal verdwijnen.

Slagvaardigheid en performance wordt in belangrijke mate bepaald door de dynamiek van kennis. Die dynamiek, bruikbaarheid, vindbaarheid, inzet, verschilt in grote mate binnen organisaties of zelfs organisatieonderdelen. De verklaring van die verschillen wordt voor een deel gevonden in de beschikbaarheid en het gebruik van informatie en communicatie technologie, maar ook door de mate waarin intellectueel kapitaal, zowel menselijk, structureel, als cultureel, onderdeel uitmaakt van de dynamiek van de kernprocessen in de organisatie. Het begrijpen welke aspecten van deze onderdelen een belangrijke impact hebben op slagvaardigheid en performance is de basis om te komen tot een snelle en effectieve meting. Informatieland levert een organisatie meting op maat en zorgt ervoor dat de resultaten leiden tot beter onderbouwde beslissingen en een gefundeerde aanpak. Uitgangspunt hierbij is niet de waarde van kennis en informatie pur sang, maar stromen waarmee deze door de organisatie gaan, uitgedrukt in kwantiteit en kwaliteit. Bij de meting van management en organisatiecultuur gaat het niet alleen om de waarde van management of cultuur, maar ook om de inzet hiervan en de waardering door de organisatie. Dit is de meest objectieve en effectieve manier van waarde toekennen aan intangible values.

Om onze werkwijze te onderbouwen zullen we van kennis en informatiemanagement een onderdeel nader toelichten, waarbij wij ons baseren op vier van de pijlers van modern management.:

1. Kennis → kennis: het gemak en de trefzekerheid waarmee ik mensen op kennis en ervaring kan aanspreken, de frequentie, inhoudelijkheid en efficiëntie van onze ontmoetingen.
   
   
2. Informatie → kennis: de manier waarop basisinformatie die nodig is voor kernprocessen worden aangeleverd, de manier waarop kennis, informatie en externe bronnen de werkplek bereiken, hoe deze onderscheiden en verbonden zijn en in welke mate deze worden gebruikt.
   
   
3. Kennis → informatie: het disciplinair en regelmatig werkdocumenten, inzichten, lessons learned en projectverslagen etc. centraal opslaan of beschikbaar stellen via collaborative workspace, het gemak waarmee dit kan gebeuren alsook de mate waarin dit gebeurd.
   
   
4. Informatie → informatie: zoeken naar informatie en de technieken die daarvoor ingezet worden moeten consistent zijn en de juiste bronnen aanspreken, bronnen moeten compatibel zijn, de taxonomieën of kennisbomen die door de organisatie gehanteerd worden moeten stabiel en hoog in kwaliteit zijn, maar vooral gelijk in opbouw, woordkeuzes en relaties.
   
   

Omhoog

Kennis → Kennis

De manier waarop wij tegenwoordig samenwerken, vergaderen, overleggen, is sneller en doeltreffender dan in het verleden ooit mogelijk was. Lengte, aanleiding en resultaat verschillen belangrijk per organisatie, en zelfs per organisatieonderdeel. In een transparante organisatie zullen de ontmoetingen sneller tot stand komen en korter van duur zijn. Organisaties met een goed functionerende kenniskaart hebben vaker 1 op 1 ontmoetingen, met grotere kans aangesproken te worden op specifieke kennis vanuit telkens nieuwe hoeken. Er ontstaat grotere kans ervaringen hier te gebruiken. Het innovatief vermogen versterkt zich en nieuwkomers werken zich sneller en onafhankelijker in. Voor internationale organisaties komt met grotere transparantie de onderlinge cultuurverschillen sterker naar voren. De meting maakt expliciet in welke mate deze voorkomen en in welke mate tolerantie of competitie en achterdocht een rol spelen. Organisaties die aandacht hebben gegeven aan de ontwikkeling van de transparantie en het ontstaan van synergie in een constructieve samenwerkingscultuur, hebben daar veel baat bij.

Omhoog

Informatie → Kennis

De manier waarop professionele kenniswerkers worden geïnformeerd en betrokken bij een veelvoud van issues en kenniselementen kan in een stroomversnelling raken. Toegang tot de juiste kennis en informatie is cruciaal voor de performance. De gebieden van kwaliteit waar we naar kijken zijn nieuw en uitdagend. Hoe actueel is de informatie waarmee gewerkt wordt, hoe compleet en hoe betrouwbaar? Zijn de informatiestromen relevant? Informatietoevoer is complex en moet goed uitgebalanceerd zijn. De voorwaarden voor effectief gebruik van basisinformatie, vastgelegde kennis en externe bronnen zijn verschillend en behoeven een verschillende management aanpak. Wie draagt of coördineert die verantwoordelijkheid? Welke informatiestromen hebben welke impact en welke veranderingen brengen welke voor of nadelen met zich mee? Zijn best practices ontsloten? De navigatiestructuur is bepalend voor meer dan het snel vinden van het juiste document. Het is tekenend voor de effectiviteit van werken. De navigatiestructuur moet consistent zijn van opbouw en exploitatie door de gehele organisatie. Nieuwkomers behoren een goede introductie te krijgen van informatie en kennistools, zodat ook zij direct zijn aangesloten op de kennis en informatiestromen en hun inwerk periode kan worden verkort.

Omhoog

Kennis → informatie

Het gaat hier om nieuwe manieren van werken en waarde toevoegen die vooral ontwikkeld is in een cultuur van verantwoordelijkheid en zelfdiscipline. Kenniswerkers worden verwacht met regelmaat werkdocumenten af te staan en debriefings te organiseren aan het eind van projecten waarin de belangrijkste lessons learned en inzichten worden vastgelegd voor hergebruik. Bij de meting wordt er verder gekeken naar gebruik en integratie van technieken als gemeenschappelijke project of geheugenruimten, Work Flow Management, elektronische discussiegroepen, telewerken, teleleren etc.

Inzet van intranets bij organisaties laten een wisselende interactiviteit zien, waarbij het van vitaal belang is dat het aanbrengen van informatie eenvoudig is gemaakt, maar goed wordt gemanaged. De organisatiemeter kijkt of er in afdoende mate wordt voorzien in introductie en trainingsmogelijkheden. Verwachtingen over impact op performance worden expliciet gemaakt. Het is belangrijk waar te nemen hoe er door het jaar heen wordt gemeten, gemanaged en aangemoedigd als het gaat om het vastleggen van intellectueel kapitaal.

Omhoog

Informatie → Informatie

Het is van belang inzicht te krijgen in de compatibiliteit en combinatiemogelijkheden van de verschillende informatie en kennisbronnen. We onderzoeken toepassing en gebruik van zoektechnologie en het bereik vanuit iedere relevante locatie naar iedere relevante bron.

We onderzoeken in welke mate de informatiestructuur gebaseerd is op een taxonomie en de consistentie waarmee deze taxonomie is toegepast over de gehele breedte van de organisatie. We kijken naar de mate van overzicht over het gehele arsenaal bronnen en informatie. Uiteindelijk plaatsen we de op ICT gebaseerde tools en technieken op een dynamisch integratie diagram.

Een dynamisch integratiediagram loopt tussen de extremen stand alone data en toegepaste kennis. Bepaalde tools en technieken hebben de potentie in veel velden een rol van betekenis te spelen. Zo heeft het intranet met enkele eenvoudige modules niet alleen de mogelijkheid informatie te verspreiden, maar ook informatie te integreren in de kernprocessen van de organisatie, of lessons leared en inzichten op dat niveau ter beschikking te stellen. Het verschil zit in de ontwikkeling van de dynamiek en de maturiteit van het management dat die dynamiek als belangrijk heeft onderkend en de skills heeft het op dat niveau praktisch toe te passen. Informatieland karteert de verschillen tussen potentiële en bereikte dynamiek.

Als voorbeeld ziet u een middelgrote gemeente met een stabiele, maar complexe organisatiestructuur. De kaart die na meting gepresenteerd wordt geeft veel inzicht en ruimte tot het maken van een pragmatische, op maat gesneden aanpak. U identificeert met gemak best practise areas of probleemgebieden. U kunt keuzes uitleggen en voortgang zichtbaar maken.

Als voorbeeld ziet u de kaart van een internationale organisatie. De crossculturele verschillen zijn visueel duidelijk gemaakt en u kunt met deze kennis problemen adresseren of de impact van oplossingen beter monitoren.

Omhoog